Diese Lösung setzt voraus, dass der Empfangsmitarbeiter den Arbeitsablauf kennt, und stellt ihm eine Reihe von Arbeitsmitteln zur Verfügung, mit denen er ihn zügig durcharbeiten kann. Ist die Telefonanlage entsprechend eingerichtet, so kann schon beim Anruf des Kunden dessen Kundennummer angezeigt werden.Schritt 1 entfällt dann.

1. Kunden durch Suche in der Kundenübersicht (Excel/OneNote) finden
   
2. Oder Kunden neu anlegen, dazu
   1. Neuer Eintrag in der Kundenübersicht mit Vergabe der Kundennummer
      
   2. Neues Kundenverzeichnis anlegen
      
   3. Neues Kundenstammblatt, basierend auf der entsprechenden Excel-Vorlage, anlegen
      
   4. Verknüpfen von Kundenstammblatt und -verzeichnis mit der Kundenübersicht (siehe oben, Punkt 1)
3. Der gesuchte Vorgang wird über den Verweis im Kundenstammblatt gefunden, erleitet auf des Vorgangsverzeichnis weiter (siehe Bild zu Punkt 3)
4. Neuen Vorgang anlegen
   1. Neue Vorgangsnummer aus den vorhandenen Nummern im Vorgängeverzeichnis ermitteln
      
   2. Neues Vorgangsverzeichnis anlegen
      
   3. Neues Vorgangsstammblatt basierend auf der entsprechenden Vorlage anlegen
      
   4. Vorgangsliste im Kundenstammblatt (siehe oben, Punkt 3) um Vorgang und Verknüpfung ergänzen
5. Letztes Dokument zum Vorgang finden
   Dazu die Dokumente im Vorgangsverzeichnis nach absteigendem Datum sortieren, und das oberste Dokument öffnen
6. Kontaktnotiz anlegen
   In Outlook über die Vorlage "Kontaktnotiz" den Anruf dokumentieren, an den zuständigen Anwalt senden, und im entsprechenden Kunden- oder Vorgangsverzeichnis ablegen
7. Rückrufnotiz anlegen
   In Outlook über die Vorlage "Rückrufwunsch" den zuständigen Anwalt über den Rückrufwunsch des Kunden und die Kontaktnotiz informieren, und die Rückrufnotiz im entsprechenden Kunden- oder Vorgangsverzeichnis ablegen

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